Google Apps Kasası Nedir? Google Vault Ne İşe Yarar?

Google Apps Kasası, güncel adıyla Google Vault, Google Workspace içinde kullanılan veri saklama, eDiscovery ve yasal koruma aracıdır. Eski adıyla Google Apps veya G Suite kullanan işletmelerde “Google Apps Kasası” olarak bilinen bu hizmet, Gmail, Drive, Chat ve desteklenen diğer Workspace verilerinin belirli kurallara göre saklanmasına, aranmasına, korunmasına ve dışa aktarılmasına yardımcı olur.

Google Apps Kasası, Gmail, Drive, Takvim veya Dokümanlar gibi günlük çalışma uygulamalarının tamamını ifade etmez. Bu uygulamalar Google Workspace paketinin parçasıdır. Google Vault ise bu uygulamalarda oluşan kurumsal verilerin saklanması, denetlenmesi ve gerektiğinde hukuki süreçler için incelenmesi amacıyla kullanılan özel bir yönetim aracıdır.

Bu nedenle Google Apps Kasası, bireysel kullanıcıların günlük dosya depolama veya e-posta kullanımı için değil; daha çok işletmelerin, kurumların, hukuk ekiplerinin, BT yöneticilerinin ve uyumluluk sorumlularının ihtiyaç duyduğu bir çözümdür.

Google Apps Kasası ile Google Workspace Aynı Şey mi?

Hayır, aynı şey değildir. Google Workspace; Gmail, Drive, Meet, Takvim, Dokümanlar, E-Tablolar, Slaytlar ve Chat gibi üretkenlik ve iletişim uygulamalarını içeren geniş bir çalışma paketidir. Google Apps Kasası yani Google Vault ise bu paketin içindeki verileri yönetmeye, saklamaya ve gerektiğinde aramaya yarayan Workspace yönetiminde kullanılan ayrı bir güvenlik ve uyumluluk aracıdır.

İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR Google Hesabı Nasıl Açılır? Resimli ve Güncel Anlatım

Kısaca fark şu şekildedir:

Google Vault Ne İşe Yarar?

Google Vault, kurum içindeki dijital verilerin belirli kurallara göre korunmasını ve yönetilmesini sağlar. Özellikle şirket e-postaları, dosyalar, sohbet kayıtları ve desteklenen diğer veriler üzerinde saklama politikaları oluşturmak için kullanılır.

Google Vault’un temel amacı; kurum verilerinin rastgele silinmesini önlemek, hukuki süreçlerde gerekli kayıtları bulmayı kolaylaştırmak ve işletmelerin veri saklama yükümlülüklerini daha düzenli yönetmesine yardımcı olmaktır.

Google Vault ile yapılabilecek başlıca işlemler şunlardır:

• Kurumsal veriler için saklama kuralları oluşturmak
• Belirli kullanıcıların verilerini yasal koruma altına almak
• Gmail, Drive, Chat ve desteklenen Workspace verilerinde arama yapmak
• Bulunan verileri dışa aktarmak
• Hukuki inceleme veya denetim süreçleri için kayıtları korumak
• Veri saklama ve silme süreçlerini daha kontrollü hale getirmek

Google Vault’un Temel Özellikleri

1. Veri Saklama Kuralları

Google Vault’un en önemli özelliklerinden biri veri saklama kurallarıdır. Bu kurallar sayesinde bir kurum, belirli verilerin ne kadar süreyle saklanacağını veya ne zaman silineceğini belirleyebilir.

Örneğin bir şirket, Gmail iletilerini 5 yıl boyunca saklamak isteyebilir. Başka bir kurum ise Drive dosyaları için farklı, Chat mesajları için farklı saklama politikaları oluşturabilir. Bu kurallar şirketin iç politikalarına, sektör gerekliliklerine veya yasal yükümlülüklerine göre düzenlenebilir.

2. Yasal Koruma

Google Vault, belirli kullanıcıların veya belirli konularla ilgili verilerin silinmesini engellemek için yasal koruma özelliği sunar. Bu özellik, özellikle dava, denetim veya resmi inceleme süreçlerinde önemlidir.

Bir kullanıcı e-postasını, sohbet mesajını veya dosyasını silse bile, yasal koruma altındaki veriler Vault içinde korunabilir. Böylece kurum, ihtiyaç duyduğunda ilgili verileri arayabilir ve inceleyebilir.

3. Arama Özelliği

Google Vault, yöneticilerin veya yetkilendirilmiş kişilerin kurum verileri içinde arama yapmasına olanak tanır. Aramalar kullanıcıya, tarih aralığına, anahtar kelimeye, hizmet türüne veya belirli kriterlere göre yapılabilir.

Bu özellik, özellikle eski bir e-postayı bulmak, belirli bir dosyayı incelemek, bir çalışanla ilgili kayıtları araştırmak veya hukuki süreçler için veri toplamak gerektiğinde oldukça kullanışlıdır.

4. Dışa Aktarma

Google Vault üzerinden bulunan veriler dışa aktarılabilir. Bu işlem, hukuki incelemeler, kurum içi denetimler veya resmi talepler için gerekli olabilir.

Dışa aktarılan veriler, yetkili kişiler tarafından incelenebilir ve gerektiğinde ilgili birimlerle paylaşılabilir. Bu nedenle Google Vault yalnızca arama aracı değil, aynı zamanda kurumsal veri yönetimi sürecinin önemli bir parçasıdır.

5. Denetim ve Uyumluluk Desteği

Google Vault, şirketlerin veri saklama ve eDiscovery süreçlerini daha kontrollü yönetmesine yardımcı olur. Özellikle yasal düzenlemelere, kurum içi politikalara veya sektör standartlarına uyum sağlamak isteyen işletmeler için önemli bir araçtır.

Vault sayesinde kurumlar, hangi verilerin ne kadar süre saklanacağını daha planlı şekilde belirleyebilir. Bu da veri karmaşasını azaltır ve olası denetim süreçlerinde daha düzenli bir yapı sağlar.

Google Vault Hangi Veriler İçin Kullanılır?

Google Vault, Google Workspace içinde desteklenen hizmetlerdeki veriler için kullanılır. Desteklenen hizmetler zaman içinde değişebileceği için en güncel kapsam her zaman Google’ın resmi Vault yardım sayfasından kontrol edilmelidir.

Genel olarak Google Vault şu hizmetlerdeki verilerin saklanması, aranması veya dışa aktarılması için kullanılabilir: Gmail iletileri, Google Drive dosyaları, Google Chat üzerinden oluşan kurumsal mesajlaşma kayıtları, Google Groups verileri, Google Meet kayıtları ve desteklenen diğer Google Workspace verileri.

• Gmail iletileri
• Google Drive dosyaları
• Google Chat mesajları
• Google Groups verileri
• Google Meet kayıtları ve ilgili dosyalar
• Desteklenen diğer Google Workspace verileri

Her hizmet için saklama, arama ve dışa aktarma kapsamı aynı olmayabilir. Bu nedenle Vault yapılandırması yapılırken hangi verilerin hangi kuralla korunacağı dikkatli şekilde planlanmalıdır.

Google Vault Yedekleme Aracı mı?

Google Vault çoğu zaman yedekleme aracıyla karıştırılır. Ancak Google Vault’un temel amacı klasik anlamda yedekleme yapmak değildir. Vault; verileri saklamak, yasal koruma altına almak, aramak ve dışa aktarmak için kullanılan bir bilgi yönetişimi ve eDiscovery aracıdır.

Yedekleme çözümleri genellikle silinen dosyaları kolayca geri yükleme, farklı zamanlardaki sürümlere dönme veya felaket kurtarma gibi amaçlarla kullanılır. Google Vault ise daha çok yasal saklama, denetim ve veri keşfi süreçlerine odaklanır.

Bu nedenle bir işletme yalnızca Google Vault kullanıyor diye tam kapsamlı bir yedekleme stratejisine sahip olduğunu düşünmemelidir. Kritik veriler için ayrıca yedekleme politikası oluşturmak gerekebilir.

Google Vault Kimler İçin Gereklidir?

Google Vault, özellikle kurumsal veri saklama ve hukuki uyumluluk ihtiyacı olan işletmeler için önemlidir. Küçük işletmelerden büyük şirketlere kadar birçok kurum, çalışan iletişimlerini ve dosyalarını düzenli şekilde saklamak isteyebilir.

Google Vault şu kişi ve kurumlar için faydalı olabilir:

• Kurumsal e-posta ve dosya trafiğini denetlemek isteyen işletmeler
• Hukuki süreçlerde veri arama ve dışa aktarma ihtiyacı olan şirketler
• Uyumluluk ve denetim yükümlülüğü bulunan kurumlar
• Çalışan verilerini belirli sürelerle saklamak isteyen şirketler
• BT yöneticileri ve Google Workspace yöneticileri
• Hukuk, insan kaynakları ve uyumluluk ekipleri

Google Vault Kullanmanın Avantajları

Kurumsal Verileri Daha Kontrollü Yönetir

Google Vault, işletmelerin verilerini rastgele değil, belirlenen kurallara göre saklamasına yardımcı olur. Bu sayede kurum içinde hangi verilerin ne kadar süre tutulacağı daha net şekilde yönetilebilir.

Hukuki Süreçlerde Veriye Ulaşmayı Kolaylaştırır

Dava, denetim veya resmi inceleme gibi durumlarda eski e-postalara, dosyalara veya sohbet kayıtlarına ulaşmak gerekebilir. Google Vault, yetkilendirilmiş kişilerin bu verilere daha düzenli şekilde erişmesini sağlar.

Silinen Verilerin Korunmasına Yardımcı Olabilir

Bir veri saklama kuralı veya yasal koruma uygulanıyorsa, kullanıcı tarafından silinen bazı veriler Vault içinde korunabilir. Bu durum özellikle hukuki süreçler açısından önemlidir.

Merkezi Yönetim Sağlar

Google Vault, Google Workspace yönetici yapısıyla birlikte çalışır. Böylece veri saklama, arama ve dışa aktarma işlemleri merkezi bir panel üzerinden yönetilebilir.

Uyumluluk Süreçlerini Destekler

Belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmelerin veri saklama konusunda daha dikkatli olması gerekir. Google Vault, saklama politikaları ve denetim süreçleri açısından kurumlara destek sağlar.

Google Vault’un Sınırlamaları Nelerdir?

Google Vault güçlü bir araç olsa da her ihtiyacı tek başına karşılamaz. Bu nedenle kullanmadan önce ne işe yaradığını ve ne işe yaramadığını bilmek önemlidir.

• Google Vault klasik anlamda tam bir yedekleme çözümü değildir.
• Her Google Workspace planında bulunmayabilir.
• Yalnızca desteklenen Google Workspace hizmetlerindeki veriler için kullanılabilir.
• Yanlış yapılandırılmış saklama kuralları veri kaybı veya gereğinden fazla veri birikimi oluşturabilir.
• Vault’a erişim yetkisi dikkatli verilmelidir; çünkü hassas kurumsal verilere erişim sağlayabilir.

İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR OneDrive’ın Daha Yeni Bir Sürümü Yüklendi Hatası Nasıl Düzeltilir?

Google Vault Hangi Google Workspace Paketlerinde Bulunur?

Google Vault her Google Workspace paketinde otomatik olarak bulunmayabilir. Bazı planlarda yerleşik olarak sunulurken, bazı planlarda ek lisans veya üst pakete geçiş gerekebilir.

Google’ın resmi bilgilerine göre Vault; Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus ve bazı eğitim/kurumsal sürümlerde yer alabilir. Ancak plan kapsamları zamanla değişebileceği için satın alma veya geçiş yapmadan önce Google Workspace’in güncel plan karşılaştırması kontrol edilmelidir.

Bir işletme Google Vault kullanmak istiyorsa, yalnızca Workspace hesabı açmak yeterli olmayabilir. Kullanılan lisans türünün Vault’u destekleyip desteklemediği yönetici panelinden veya Google Workspace planlarından kontrol edilmelidir.

Google Vault Nasıl Kullanılır?

Google Vault’u kullanmak için öncelikle uygun bir Google Workspace planına ve gerekli yönetici yetkilerine sahip olmak gerekir. Vault genellikle sıradan son kullanıcılar için değil, yöneticiler, hukuk ekipleri veya uyumluluk sorumluları için yapılandırılır.

Google Vault kullanım süreci genel olarak şu adımlardan oluşur:

1. Google Workspace planında Vault desteği olup olmadığı kontrol edilir.
2. Yetkili kullanıcılara Vault erişim izni verilir.
3. Hangi verilerin ne kadar süre saklanacağı belirlenir.
4. Gmail, Drive, Chat veya diğer desteklenen hizmetler için saklama kuralları oluşturulur.
5. Gerekli durumlarda belirli kullanıcılar veya veriler yasal koruma altına alınır.
6. İhtiyaç halinde arama yapılır ve ilgili veriler dışa aktarılır.

Vault yapılandırması yapılırken şirketin hukuki yükümlülükleri, veri gizliliği politikaları ve çalışan verilerinin korunmasıyla ilgili kurallar dikkate alınmalıdır.

Google Vault ile Gmail Arasındaki Fark Nedir?

Gmail, kullanıcıların e-posta gönderip aldığı günlük iletişim aracıdır. Google Vault ise Gmail iletilerinin saklanmasını, aranmasını, yasal koruma altına alınmasını ve dışa aktarılmasını sağlayan yönetim aracıdır.

Bir çalışan Gmail’de bir e-postayı silebilir. Ancak kurumun Vault saklama politikası veya yasal koruması varsa, bu e-posta Vault kapsamında korunmaya devam edebilir. Bu özellik özellikle kurumsal incelemelerde ve hukuki taleplerde önemlidir.

Google Vault ile Drive Arasındaki Fark Nedir?

Google Drive, kullanıcıların dosya yüklediği, sakladığı ve paylaştığı bulut depolama alanıdır. Google Vault ise Drive içindeki desteklenen dosyaların saklama kurallarına göre korunmasını, aranmasını ve dışa aktarılmasını sağlar.

Bu sayede bir kurum, eski çalışanlara ait dosyalar, paylaşılan belgeler veya belirli tarihler arasındaki kurumsal kayıtlar üzerinde daha kontrollü bir inceleme yapabilir.

Google Vault Güvenli mi?

Google Vault, Google Workspace’in yönetim ve güvenlik altyapısıyla birlikte çalışır. Ancak güvenli kullanım için doğru yetkilendirme, dikkatli saklama politikası ve düzenli kontrol şarttır.

Vault’a erişim yetkisi yalnızca gerçekten ihtiyaç duyan kişilere verilmelidir. Çünkü bu araç, kurum içindeki e-postalara, dosyalara ve sohbet kayıtlarına erişim sağlayabilecek hassas bir yönetim alanıdır.

Güvenli kullanım için şu noktalara dikkat edilmelidir:

• Vault yetkileri sınırlı ve kontrollü verilmelidir.
• Saklama politikaları rastgele değil, kurum ihtiyacına göre oluşturulmalıdır.
• Yasal koruma kararları hukuk veya uyumluluk ekipleriyle birlikte planlanmalıdır.
• Dışa aktarılan veriler güvenli ortamda saklanmalıdır.
• Yetkisiz erişimi önlemek için yönetici hesapları güçlü şekilde korunmalıdır.

Google Apps Kasası Hakkında Yanlış Bilinenler

Google Apps Kasası Tüm Google Uygulamalarının Adıdır

Bu doğru değildir. Gmail, Drive, Takvim, Meet ve Dokümanlar gibi uygulamaların tamamı Google Workspace kapsamındadır. Google Apps Kasası ise Google Vault anlamında kullanılan, veri saklama ve eDiscovery odaklı özel bir hizmettir.

Google Vault Tam Bir Yedekleme Sistemidir

Google Vault, klasik anlamda yedekleme aracı değildir. Verileri belirli saklama kurallarına göre korur, arar ve dışa aktarır. Ancak dosya geri yükleme veya felaket kurtarma için ayrı yedekleme çözümleri gerekebilir.

Her Google Workspace Hesabında Otomatik Vardır

Google Vault her pakette otomatik olarak bulunmayabilir. Kullanılan Google Workspace sürümüne göre Vault erişimi değişebilir. Bu nedenle lisans kontrolü yapılmalıdır.

Silinen Her Şey Sonsuza Kadar Saklanır

Bu da doğru değildir. Vault’un neyi ne kadar süre saklayacağı, belirlenen saklama kurallarına ve yasal koruma ayarlarına bağlıdır. Yanlış yapılandırılmış politikalar beklenmeyen sonuçlara yol açabilir.

Google Vault Kullanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Önce hangi verilerin saklanması gerektiği belirlenmelidir.
• Saklama süreleri kurum politikalarına ve yasal gerekliliklere göre planlanmalıdır.
• Vault yetkileri yalnızca güvenilir ve yetkili kişilere verilmelidir.
• Yasal koruma kararları rastgele uygulanmamalıdır.
• Dışa aktarılan verilerin güvenliği ayrıca sağlanmalıdır.
• Vault’un yedekleme aracı olmadığı unutulmamalıdır.
• Google’ın güncel plan ve hizmet kapsamı düzenli olarak kontrol edilmelidir.

Google Apps Kasası Ne Zaman Kullanılmalı?

Google Apps Kasası, özellikle kurumsal veri yönetimi gereken durumlarda kullanılmalıdır. Şirket e-postalarının belirli süre saklanması, çalışan ayrılıklarında verilerin korunması, yasal süreçlerde kanıt niteliğindeki kayıtların bulunması veya kurum içi denetimlerin yapılması gereken durumlarda Google Vault önemli bir çözüm sunar.

Özellikle hukuk, finans, eğitim, sağlık, danışmanlık, teknoloji ve kurumsal hizmet alanlarında faaliyet gösteren işletmeler için veri saklama ve denetim süreçleri oldukça önemlidir. Google Vault bu süreçleri daha merkezi ve düzenli hale getirmeye yardımcı olur.

Google Apps Kasası Hakkında Sık Sorulan Sorular

Sonuç

Google Apps Kasası, doğru adıyla Google Vault, Google Workspace kullanan işletmeler için önemli bir veri saklama, eDiscovery ve uyumluluk aracıdır. Gmail, Drive, Chat ve desteklenen diğer Workspace verilerinin korunmasına, aranmasına ve dışa aktarılmasına yardımcı olur.

Eski içeriklerde Google Apps Kasası bazen Gmail, Drive, Takvim ve Dokümanlar gibi tüm Google uygulamalarını kapsayan bir paket gibi anlatılsa da bu doğru değildir. Google Workspace çalışma araçlarını ifade ederken, Google Vault bu araçlarda oluşan verilerin yönetilmesini sağlayan özel bir güvenlik ve uyumluluk çözümüdür.

Kurumsal verilerini daha düzenli saklamak, yasal süreçlere hazırlıklı olmak ve çalışan verilerini belirli politikalara göre yönetmek isteyen işletmeler için Google Vault güçlü bir araçtır. Ancak Vault’un bir yedekleme sistemi olmadığı, doğru lisans ve doğru yapılandırma gerektirdiği unutulmamalıdır.

Kaynaklar

• Google Vault Help – Google Vault Nedir?
• Google Vault Help – Saklama Kuralları Nasıl Çalışır?
• Google Vault Help – Arama ve Dışa Aktarma Başlangıç Rehberi
• Google Workspace – Google Vault Ürün Sayfası
• Google Workspace – Güncel Plan ve Fiyat Karşılaştırması

İLGİNİZİ ÇEKEBİLİR Outlook ile Nasıl Mail Gönderebilirim